Schichtplanung Krankenhaus: Warum Patienten, Mitarbeiter und Unternehmen von digitalem Workforce Management profitieren
Gesetze für eine bessere Patientenversorgung und der Ruf nach einer humanen Arbeitszeitgestaltung stellen Kliniken und Pflegeeinrichtungen vor Herausforderungen. Wir sprachen mit Detlef Odendahl, Prokurist und Geschäftsbereichsleiter Recht & Personal, Klinische Funktionen, im Klinikum Leverkusen über die aktuellen Veränderungen im Gesundheitswesen und welche Rolle Workforce Management dabei spielt.
Herr Obendahl, die Arbeitzeiterfassung für Ärztinnen und Ärzte ist bei Ihnen seit langem gelebte Realität. Wie kommt das bei Ihrer Belegschaft an?
Durchwegs positiv. Die Arbeitszeiten unserer Mitarbeiter, darunter auch 250 Ärztinnen und Ärzte, managen wir bereits seit 2011 digital – über alle Kliniken und Bereiche hinweg. Davon ausgenommen sind nur unsere Oberärzte und Klinik-Direktoren. Nach anfänglicher Skepsis ist allen sehr schnell klargeworden, welche Vorteile die Echtzeit-Erfassung mit sich bringt. Sowohl bei der Dienst- bzw. Schichtplanung als auch bei Abrechnung der Arbeitszeiten. Natürlich ist die systematische Arbeitszeiterfassung und deren Auswertbarkeit auf Knopfdruck auch ein Steuerungsinstrument für das Management, zum Beispiel im Hinblick auf die zu Anfang dieses Jahres eingeführten Personaluntergrenzen Pflege. Aber das ist für unsere Mitarbeiter vordergründig erst einmal nicht so relevant.
Was ist denn für Ihre Belegschaft heute besonders wichtig?
Es geht darum, auf allen Ebenen mehr Transparenz und Flexibilität zu schaffen, was letztlich auch zu einer fairen und verlässlichen Dienst- und Urlaubsplanung beiträgt. In unserer Branche mit 24/7 an 365 Tagen im Jahr hat die Planbarkeit der Arbeitszeit einen enorm hohen Stellenwert. Für viele unserer Assistenzärzte war modernes Arbeitszeitmanagement übrigens ein ausschlaggebendes Kriterium, sich für uns als Arbeitgeber zu entscheiden. Wir sehen dieses „Rundum-Sorglos-Paket“ in Bezug auf die Arbeitszeit als Teil unserer Leistung an. Wenn der Umgang mit den Arbeitszeiten klar geregelt und fair ist und die Abrechnung reibungslos abläuft, dann hat das positive Auswirkungen auf das Betriebsklima. Das macht sich auf dem hart umkämpften Arbeitsmarkt im Rheinland sprichwörtlich für uns bezahlt.
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Detlef Odendahl vom Klinikum Leverkusen über den Nutzen einer digitalen Personaleinsatzplanung
Digitalisierung war also schon früh ein Thema bei Ihnen. Wie hat Ihr Haus profitiert?
Nun, unser System hilft uns nicht nur bei der korrekten Erfassung der Arbeitszeiten, sondern vor allem auch bei ihrer Steuerung. Zum Beispiel haben wir die verschiedensten individuellen Arbeitszeitmuster bzw. Schichtmodelle in der Software abgebildet. Einige Ärztinnen und Ärzte arbeiten nur an einigen Tagen pro Woche oder zu bestimmten Schichten. Das fördert die Vereinbarkeit von Familie und Beruf.
Das Management dieser individuellen Arbeitszeitmodelle ist durchaus komplex, denn es fließen ja viele Faktoren wie Gesetze, Tarife, Qualifikationen oder Arbeitszeitkonten in die Planung ein. Unser klares Ziel war es, eine mitarbeiter- und gleichzeitig patientenorientierte Schichtplanung einzuführen, ohne dabei die Wirtschaftlichkeit aus den Augen zu verlieren. Im Zuge der Einführung von Workforce Management haben wir auch konsequent alle Prozesse auf den Prüfstand gestellt und systematisch optimiert. Das alles hatte Auswirkungen in einem hohen sechsstelligen Bereich – jährlich.
Mit dem aktuellen TV-Ärzte für kommunale Krankenhäuser möchte der Margburger Bund die Arbeitsbedingungen für Ärzte verbessern. Musste dafür erst eine Tarifänderung kommen?
Nicht bei uns. Denn eigentlich bildet die jetzt verabschiedete Tarifänderung genau das ab, was im Klinikum Leverkusen längst Realität ist. Der Fachkräftemangel ist ja im Gesundheitswesen kein neues Thema. Wir mussten uns also schon sehr lange mit dem Thema Arbeitgeberattraktivität auseinandersetzen. Wir haben schon früh erkannt, dass in der Arbeitszeitflexibilisierung sehr viel Potenzial steckt, diesem Mangel entgegenzuwirken und attraktive Lösungen mit einer familienfreundlichen Work-Life-Integration zu schaffen. Daher haben wir schon vor inzwischen mehr als 10 Jahren auf IT-gestütztes Workforce Management gesetzt. Das macht sich heute positiv bemerkbar.
Sie binden Ihre Mitarbeiter aktiv in Zeitwirtschaftliche Prozesse ein...
Das ist richtig. Mitarbeiterbezogene Informationen, zum Beispiel Zeit- und Urlaubssalden oder Abwesenheiten, stehen der Belegschaft über unser Self Service Portal in Echtzeit zur Verfügung. Mitarbeiter können Wünsche äußern oder auch nach definierten Kriterien Schichten tauschen. Die Planer wiederum sehen beispielsweise auf einen Blick, ob die jetzt neu tarifvertraglich festgelegten zwei arbeitsfreien Wochenenden pro Monat bei der Disposition eingehalten werden. Bei drohenden Verstößen gegen tarifliche, betriebliche oder gesetzliche Regelungen oder der Nichteinhaltung solcher Freizeitintervalle warnt unser System. All das trägt zu einer fairen Arbeitszeitgestaltung bei und auch dazu, dass wir in der Folge als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen werden.