Ganzheitliche Prozess- und Organisations­beratung

Bei der Flexibilisierung von Arbeitsmodellen gilt es, drei Aspekte zu beachten. So unterscheiden sich Arbeitsmodelle in ihrer räumlichen, zeitlichen und fachlichen Flexibilität. Eine Kombination dieser drei Hebel ermöglicht es, Schwankungen und Volatilität zu kompensieren, Mitarbeiterzufriedenheit sicherzustellen und Kosteneffizienz zu gewährleisten.

Räumliche Flexibilität: wenn der Ort keine Rolle spielt

Technologie fördert und vereinfacht das ortsunabhängige Arbeiten. Immer mehr. Erwerbstätige in Deutschland müssen aus beruflichen Gründen mobil sein – sei es als Pendler oder auf Reisen zu Kunden, Meetings oder Messen. Ein Teil dieser berufsbedingten Reisetätigkeit ist unumgänglich und bleibt weiterhin erforderlich. Ein anderer Teil kann jedoch durch Arbeitsmodelle vermieden werden, bei denen Mitarbeiter nicht an einen bestimmten Arbeitsplatz gebunden sind, sondern auch im Home-Office oder via Desk Sharing arbeiten können. 

Zeitliche Flexibilität: wenn der Bedarf die Arbeitszeit bestimmt

Schwankende Bedarfe erfordern eine größere Flexibilität. So sind Jahresarbeitszeitkonten ein guter Weg, Mitarbeiter bei Bedarfsspitzen Stunden „aufbauen“ und sie dieses Guthaben bei geringerer Auslastung „abfeiern“ zu lassen. Bei der alternativen Option „Arbeiten auf Abruf“ halten sich Mitarbeiter für einen möglichen Dienst bereit. Sollte kein Bedarf entstehen, erhalten sie für die Bereitschaft einen gewissen Anteil ihres Festgehaltes. Dadurch wird anfallende Arbeit nach Bedarf statt in starr festgelegten Zeiten erledigt.

Fachliche Flexibilität: wenn jeder alles kann

Personelle Flexibilität wird hauptsächlich durch den bereichs- und abteilungsübergreifenden Mitarbeitereinsatz erzielt. Mitarbeiter sind dadurch in der Lage, sehr kurzfristig ihren Arbeitsplatz bzw. ihre Tätigkeit zu wechseln. Möglich ist dies nur über Mehrfachqualifikationen. Mitarbeiter erlernen wichtige zusätzliche Fähigkeiten, die sie auch für andere Maschinen, Arbeitsplätze und Bereichsstrukturen fit machen. Dadurch können Arbeitsplätze flexibel besetzt werden. Verschiedene Mitarbeiter mit den benötigten Qualifikationen stehen für unterschiedliche Aufgaben zur Verfügung, sodass Kapazitätsengpässe bereichsübergreifend ausgeglichen werden können. 

In drei Schritten zum flexiblen Mitarbeitereinsatz

Gelingt es, alle Anforderungen an ein Arbeitsmodell abzudecken, sind die Grundlagen für einen bedarfsgerechten und nachhaltigen Mitarbeitereinsatz geschaffen. Auch zum Vorteil der Mitarbeiter: Denn sie haben jetzt die Möglichkeit, ihre Arbeitsweise an persönliche Gewohnheiten und ihre aktuelle Lebenslage anzupassen. Und mit einer ausgeglichenen Work-Life-Balance sind sie nachweislich zufriedener, produktiver und fallen seltener aus.
Die drei folgenden Schritte weisen den Weg zu einem nachhaltigen und flexiblen Mitarbeitereinsatz.

1. Im ersten Schritt wird der Status quo analysiert. Hauptaugenmerk sind die Anforderungen Ihres Geschäftsmodells und Ihrer Mitarbeiter. Zusätzlich erfolgt ein Abgleich mit aktuellen Möglichkeiten und Restriktionen, beispielsweise durch Betriebsvereinbarungen und Tarifverträge.
2. Im zweiten Schritt wird auf Basis der Analyse der für Ihr Unternehmen optimale Mix der drei Hebel zur Flexibilisierung entwickelt und implementiert.
3. Da die Einführung neuer Arbeitsmodelle in der Regel die Unternehmenskultur spürbar verändert und für viele Mitarbeiter mit Umstellungen verbunden ist, sollte der Prozess durch ein qualifiziertes und individuell abgestimmtes Change Management begleitet werden.
    

Während die meisten Unternehmen bei ihren Fertigungsverfahren und im Produktmix mit der Zeit gehen und akribische Analysen und Optimierungen durchführen, bleibt der Schicht- oder Dienstplan häufig unverändert. Bedarfsspitzen werden einfach durch teure Zusatzschichten oder den Einsatz von Leiharbeitern ausgeglichen, Überbesetzung wird stillschweigend in Kauf genommen.

Doch auch Arbeitszeitmodelle sollten von Zeit zu Zeit analysiert und genau wie Produktionstiefe, Produkt- und Variantenvielfalt oder Maschinen und Anlagen an neue Gegebenheiten angepasst werden. Denn auch das hat deutliche Auswirkungen auf Effizienz und Wertschöpfung. Aber wie funktioniert das – ein optimales Arbeitszeitmodell zu entwickeln?

In fünf Schritten zum optimalen Arbeitszeitmodell

1. Wie viel Kapazität wird benötigt?
   Im ersten Schritt ist es nötig, die erforderlichen Produktionskapazitäten unter Berücksichtigung der möglichen Anlagenkapazitäten zu ermitteln. Davon wird abgeleitet, in welchem Umfang und über welchen Zeitraum die Personalkapazitäten benötigt werden.
    
2. Wie viele Mitarbeiter werden benötigt, um den Bedarf zu decken?
   Anhand des Besetzungsbedarfs lässt sich der Personalbedarf berechnen; dabei werden auch die geplanten und ungeplanten Abwesenheiten (etwa durch Urlaub oder Krankheit) berücksichtigt. In diesem zweiten Schritt erfolgt außerdem eine erste Berechnung der Mehr- und Minderkosten gegenüber den heutigen Personalgesamtkosten.
    
3. Wie muss der Schichtplan strukturiert sein?
   In Abhängigkeit von der erforderlichen Flexibilität der Besetzungszeit und -stärke und dem Besetzungsbedarf werden die Parameter festgelegt, um die Laufzeit von Schichtplan und Schichtzyklus adäquat zu gestalten. Darüber hinaus wird die Häufigkeit jeder Schicht im Zyklus bestimmt.
    
4. Wie ist der Schichtplan im Detail gestaltet?
   Sobald das Gerüst der neuen Schichtplanparameter steht, werden die einzelnen Schichten auf die Wochen und Wochentage des Plans verteilt, zusätzlich erweitert um mögliche Vertretungsschichten. Hauptaugenmerk liegt hierbei auf der Berücksichtigung saisonal schwankender Bedarfe innerhalb der Besetzung.
    
5. Wie werden Mitarbeiter auf die Schichten zugeteilt?
   Einzelne Mitarbeiter werden im Schichtplan auf vordefinierte Schichten eingeteilt. Hieraus lässt sich der eventuell zusätzliche Personalbedarf ableiten. Zuletzt wird der neue Schichtplan mit den Einsatzplänen anderer Bereiche abgeglichen, um den Materialfluss sicherzustellen.

Damit die Produktivität auch dauerhaft gewährleistet ist, hilft ein systematisches Ausfallzeitenmanagement, auf kurzfristige Personalausfälle oder Zusatzbedarfe adäquat und kosteneffizient zu reagieren. Zu den häufigsten Fehlerquellen im Ausfallzeitenmanagement gehören die falsche Kalkulation von „Personalpuffern“ und eine geringe bereichsübergreifende Flexibilität.

Zur Kompensation von Ausfällen gibt es keine allgemeingültige, auf alle Unternehmen anwendbare Formel. Alle Lösungsansätze und Instrumente haben ihre Vor- und Nachteile. Eine fundierte und auf Ihre Bedürfnisse abgestimmte Prozessanalyse hilft, eine intelligente Kombination von Maßnahmen zu finden, die Ihren Anforderungen optimal entspricht. Ausfallzeitenmanagement bedarf immer eines maßgeschneiderten Konzepts.

Drei Schritte zu einem erfolgreichen Ausfallzeitenmanagement

1. Analyse der Gründe und Häufigkeiten von Personalausfällen: Dabei müssen sowohl die verschiedenen Arten von Ausfällen begründet wie deren Häufigkeiten ermittelt werden.
2. Anhand der Ergebnisse werden präventive Maßnahmen abgeleitet, um die verschiedenen Ausfälle zu minimieren und ihre Häufigkeit zu verringern.
3. Gemäß des Geschäftsmodells und der Unternehmenskultur werden konkrete Maßnahmen für das Ausfallzeitenmanagement definiert und implementiert.

Die positiven Effekte einer bedarfsorientierten Personaleinsatzplanung schlagen sich schnell nieder. Während die Personalausgaben sinken, steigen Serviceniveau und Produktionsqualität. Kundenzufriedenheit und Kundenbindung verbessern sich maßgeblich. Das Ergebnis: Einsparungen bis in Millionenhöhe – allein durch eine Personaleinsatzplanung, die sich genau am Bedarf orientiert.

Produktionsunternehmen erreichen beispielsweise eine optimale Auslastung von Maschinen und Arbeitskräften, unnötige Schichtzuschläge und kostenintensive Produktionsstillstände gehören der Vergangenheit an. Und wenn im Einzelhandel ein gleichbleibend hoher Service-Level gewährleistet ist, steigen Kundenbindung und Konversionsrate.

Komplexität clever managen

Personaleinsatzplanung ist ein komplexes Unterfangen. Wie lässt sich der Personalbedarf ermitteln, wenn er nicht nur im Wochen- oder Jahresverlauf schwankt, sondern mitunter stündlich? Wie plant man Verfügbarkeiten mit Hinblick auf Urlaub, Krankheit oder anderen Ausfallgründen? Welche gesetzlichen Vorgaben in puncto Arbeitszeiten oder tariflichen Anforderungen sind zu berücksichtigen? Für die bedarfsgerechte Planung ist Transparenz über Bedarfe und arbeitszeitliche Rahmenbedingungen unerlässlich. Wir unterstützen Sie, diese Komplexität effizient zu beherrschen.

Zum Vorteil von Mitarbeitern und Unternehmen

Um die Personaleinsatzplanung auf eine neue Stufe zu heben, sollte zunächst die aktuelle Planung genau analysiert und bewertet werden. Verbesserungen können beispielsweise durch die Neuregelung von Arbeits- oder Urlaubszeiten erzielt werden. Werden spezifische Urlaubsquoten bei der Abwesenheitsplanung berücksichtiget und Urlaubsgenehmigungen daran ausgerichtet, lassen sich Über- und Unterbesetzungen vermeiden. Und wenn der Personaleinsatz an den tatsächlichen Personalbedarf angepasst wird, entstehen weniger kurzfristige Planänderungen. Die Mitarbeiter werden es Ihnen danken – durch höhere Zufriedenheit, sinkende Krankenquote und steigende Produktivität.
 

Bessere Planung durch genauere Forecasts eröffnet mehr Spielraum in der Personaldisposition und reduziert den Zeitdruck, um Über- und Unterdeckung zu kompensieren. Zudem können Mitarbeiter frühzeitig über Zusatzschichten und Schichtabsagen informiert werden – nicht nur zu deren Vorteil: Steigt die Zufriedenheit der Mitarbeiter, sinkt auch die Krankenquote, die Produktivität erhöht sich insgesamt.

Bedarfstreiber, Prognosezeiträume, Trendfaktoren, Referenztage und adäquate Leistungskennziffern entscheiden über die Qualität der Personalbedarfsermittlung. Nur wenn alle richtig gewählt sind, ist eine optimale Personaleinsatzplanung möglich. Genau hier setzen die Experten von ATOSS Consulting an, wenn sie die Prognose Ihres Personalbedarfs analysieren und exakt auf Ihr Unternehmen anpassen. Erfahrungsgemäß lässt sich dadurch die Prognosegenauigkeit um bis zu 30 % steigern – und damit auch Produktivität und Wirtschaftlichkeit. 

Auch im Personalwesen verursachen Prozessschwächen Produktivitätsverluste und verhindern reibungsloses, agiles Handeln. Aus diesem Grund stellen wir gemeinsam mit Ihnen Ihre bestehenden Arbeitsabläufe, Methoden und Dokumente rund um das Workforce Management auf den Prüfstand und zeigen Optimierungsmöglichkeiten auf. Ziel der gründlichen Prozessanalyse ist die Identifikation des Entwicklungspotenzials als Entscheidungsgrundlage für die systematische Optimierung Ihres Workforce Managements – zum Nutzen des gesamten Unternehmens.

Grundlage ist eine ausführliche objektive Aufnahme des Status quo der Workforce Management Prozesse. Dabei werden die eingesetzten Ressourcen und der Prozessaufwand quantifiziert und qualitativ bewertet. Auf dieser Basis werden Empfehlungen zur Optimierung der Prozesse erarbeitet, unter anderem durch den Einsatz einer State-of-the-Art-Softwarelösung. Durch den Abgleich des Status quo und der entwickelten Zielprozesse werden in der Potenzialanalyse die Einsparungen ermittelt und der qualitative Nutzen bewertet. Ausgehend von einer Abschätzung der benötigten Investitionen entstehen daraus ein Business Case und ein Implementierungsplan. 

Eine Geschäftsprozessoptimierung ist wie eine Fitnesskur für Unternehmen. Und sie beginnt mit einer Statusaufnahme: Vor einer Optimierung wird ein Workshop angesetzt, in dem alle relevanten Prozesse rund ums Thema Personal aufgenommen werden. Daraufhin werden die erfassten Prozesse bestmöglich neugestaltet und genau dokumentiert. Das bedeutet: die Eliminierung von Schnittstellen, das Aufstellen von Prozessverantwortlichen und die Einführung von IT-Unterstützung. Ein guter Geschäftsprozess zeichnet sich durch Schlankheit, wenige Medienbrüche und klare Aufgabenverteilung aus.

In der Praxis scheitern viele Change-Projekte an internen Widerständen. Bei betroffenen Mitarbeitern entstehen, häufig durch Informationsmangel und fehlende Kommunikation, Ängste und Unsicherheit. Scheitert aber das Projekt und wird die Ausgangslage wiederhergestellt, führt das zu einem Investitionsverlust und zu Unzufriedenheit. Mit einem effektiven Change Management wird Widerstand reduziert und die Akzeptanz für die Veränderung gesteigert. 
Ziel jedes Change-Management-Prozesses ist die nachhaltig erfolgreiche Einführung von Veränderung im gesamten Unternehmen. Hierbei werden Neuerungen oder Umstellungen über verschiedene Unternehmensdimensionen hinweg durch ein sensibles Change-Management-Projekt umgesetzt.

Warum ist eine Veränderung wichtig?

Solange die Notwendigkeit der Veränderung nicht für alle Betroffenen verständlich und nachvollziehbar ist, entsteht keine Akzeptanz. Um den Projekterfolg schon früh sicherzustellen, müssen die Ziele klar sein und von allen getragen werden.

Was kann ich wann umsetzten?

Es ist wichtig, dass das konzeptionelle Design und die technische Implementierung für die Umsetzung von Beginn an realistisch geplant sind. Nur so können Zwischenziele in time und in budget erreicht und als Teilerfolge gefeiert werden.

Wie binde ich möglichst viele Betroffene in die Lösung ein?

Für den größtmöglichen Erfolg müssen wichtige Betroffene bereits früh in das Projekt involviert werden. Insbesondere sollten Stakeholder nicht mit Entscheidungen konfrontiert, sondern am Entscheidungsprozess beteiligt werden. Für die Einführung eines Workforce Management Systems ist es beispielsweise wichtig, Planer, HR, IT-Vertreter und die Mitarbeitervertretung in das Vorhaben zu integrieren und mit allen gemeinsam die zukünftige Lösung zu gestalten. Insgesamt sollten alle betroffenen Mitarbeiter das Projekt mitgestalten können.

Wie und wann muss ich wen informieren?

Alle Kommunikationsaktivitäten wie Flyer, Newsletter, Infostände und Veranstaltungen müssen von den Projektzielen abgeleitet werden. Dabei ist auch auf die ordentliche Koordination der unterschiedlichen Medien, Inhalte und Events zu achten.

Wie befähige ich meine Mitarbeiter?

Voraussetzung für den Projekterfolg ist die Mitarbeiterakzeptanz für die neuen Geschäftsprozesse und Tools. Sie kann nur dadurch sichergestellt werden, dass Mitarbeiter gezielt geschult und an die Veränderungen herangeführt werden.

Wie wird das Projekt erfolgreich?

Für den nachhaltigen Projekterfolg ist es außerdem erforderlich, die weitere Umsetzung konsequent zu verfolgen. Hierbei kommt es insbesondere auf die Synchronisation aller Aktivitäten und die richtige Prioritätensteuerung an.
 

Vor der Entscheidung für eine Software stellt sich zunächst die Frage, welcher Nutzen entsteht. Deshalb führen wir zu Beginn eine Prozess- und Potenzialanalyse durch, um den individuellen Optimierungsbedarf aufzuzeigen. Dabei erfassen wir den Status quo der existierenden Prozesse, zeigen bewährte Best-Practice-Lösungen, erarbeiten einen Business Case und definieren die Softwareanforderungen sowie das Lastenheft.

Wir erarbeiten mit Ihnen ein maßgeschneidertes Konzept. Es berücksichtigt Betriebsvereinbarungen, definiert das Prozessdesign und erfasst den Organisationsaufbau und Rollenprofile. Bei der Optimierung erarbeiten wir die passenden Arbeitszeitregelungen, die Schichtmodelloptimierung und das Ausfallzeitenmanagement. Zudem begleiten wir Sie mit einem übergreifenden Change Management und einem Kommunikationskonzept, um den Wandel, der sich aus der Workforce Management Optimierung ergibt, in Ihrem Unternehmen zu verankern. 

Nach der Analyse wird bestimmt, wie Ihr Workforce Management zukünftig aussehen soll, damit das Unternehmen bestmöglich profitiert. Dazu erarbeiten wir ein übergreifendes und für Ihre Organisation maßgeschneidertes Konzept und nehmen spezifische Optimierungen vor.
Das Konzept umfasst eine Zieldefinition und beschreibt den Projektaufbau und die Roadmap.

Es berücksichtigt Betriebsvereinbarungen, definiert das Prozessdesign und erfasst den Organisationsaufbau und Rollenprofile. Bei der Optimierung erarbeiten wir die passenden Arbeitszeitregelungen, die Schichtmodelle und das Ausfallzeitenmanagement.
Bereits ab dieser Projektphase begleiten wir Sie mit einem übergreifenden Change Management, um den Wandel in Ihrem Unternehmen zu verankern. Ergänzend unterstützen wir Sie mit einem Kommunikationskonzept und bei seiner Umsetzung. 

Nach diesen Vorbereitungen heben wir Ihr Workforce Management in der praktischen Umsetzung auf das nächste Level. Die komplette Software-Implementierung erfolgt durch die Spezialisten von ATOSS Professional Services: Diese Experten übernehmen die Qualitätsprüfung, führen einen Implementierungs-Check durch und begleiten Sie bei der kontinuierlichen Verbesserung. Zusätzlich unterstützen Sie die Berater von ATOSS Consulting mit ihrer langjährigen Erfahrung im Rahmen des Projektmanagements.

Im Anschluss an die erfolgreiche Implementierung identifizieren wir etwaige neue und offene Themen, die zur weiteren Optimierung anstehen. Eine Nutzenanalyse und eine Roadmap für die nachhaltige Optimierung sind ebenfalls Teil unserer Beratungsleistungen. So wird sichergestellt, dass Sie maximal von Ihrem neuen Workforce Management profitieren.