1. Lassen Sie die Analyse ihrer Zeitwirtschaftlichen Prozesse nicht unter den Tisch fallen
Sie haben sich über das EuGH-Urteil informiert. Zeiterfassung soll bald für alle Unternehmen zur Pflicht werden, auch wenn noch nicht klar ist, unter welchen Voraussetzungen und mit welchen eventuellen Einschränkungen für bestimmte Branchen und Personengruppen. Aber dennoch: Die Pflicht wird kommen. Jetzt kommt es darauf an, dass Sie handeln – aber nicht vorschnell. Nehmen Sie sich vielmehr die Zeit, ihre zeitwirtschaftlichen Prozesse in einem Analyseworkshop kritisch unter die Lupe zu nehmen. Denn eine ganzheitliche Sicht lässt meistens viel mehr Potentiale erkennen, als auf den ersten Blick vermutet. Haben Sie zum Beispiel im Hinterkopf, dass alle Tarif- und Betriebsvereinbarungen rund um Ihre zeitwirtschaftlichen Prozesse beachtet werden müssen. Dafür braucht es entsprechende Tools, die das automatisch abbilden können. Die Analyse dieser komplexen Prozesse hilft enorm, um zu einer passenden Lösung zu kommen. Das ist am Ende wertschöpfender, als den vermeintlich einfachsten Weg zu setzen.
2. Verfallen Sie nicht dem Lockruf der schnellen Umsetzung
Bleiben wir bei dem sprichwörtlichen Schuss ins Blaue. Nach dem EuGH-Urteil sind Sie voller Tatendrang und wollen proaktiv und schnell eine Lösung finden. Doch auch hier ist Vorsicht geboten. Denn wer schnell einen Brand löschen will, ohne dabei die an die Zeiterfassung angrenzenden Prozesse einzubeziehen, läuft Gefahr, dass an anderer Stelle weitere Brände entstehen. Das Prinzip „Heute bestellen und morgen in den Live-Betrieb“ gehen klingt vielleicht charmant, doch das Risiko, dass etwaige Fehlerpotentiale nicht beachtet werden, ist groß. Deshalb unsere Empfehlung aus der Erfahrung, die wir in zahlreichen Projekten gewonnen haben: Beherzigen Sie Schritt eins und zwei als ein Konglomerat. Lassen Sie sich Zeit und löschen Sie den Brand ganzheitlich. Das Löschmittel ist eine intelligente Lösung, die Ihre Prozesse und Organisationsstrukturen flexibel, effizient und mitarbeiterfreundlich macht.
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3. Nehmen Sie den Preis nicht als einziges Kriterium
Natürlich, es ist im ersten Moment attraktiv, sich nach einer schnellen und günstigen Lösung umzusehen. Excel? Kostet kaum etwas, ist schnell und einfach. Doch Vorsicht. Um plakativ zu bleiben: Wer billig kauft, der kauft am Ende zweimal, oder dreimal, oder…! Zeiterfassung ist am Ende mehr als Arbeitszeiten eintragen. Zeiten wollen nach bestimmten Spezifikationen bewertet werden. Fehl- und Ausfallzeitenmanagement spielt in Unternehmen eine wichtige Rolle. Und wie sieht es mit Auswertungen und Reportings aus? Oder der Einbindung der Mitarbeiter in die zeitwirtschaftlichen Prozesse? Einfache Lösungen können dies vielleicht in Teilen abbilden, doch den vollen Nutzen erhalten Sie beim optimalen Zusammenspiel aller Komponenten. Wollen Sie tatsächlich auf Datensilos mit hohem Fehlerpotential setzen statt auf eine durchgängige Systemlandschaft, mit automatisierten Prozessen? Begehen Sie hier keinen Fauxpas.
4. Denken Sie nicht nur an morgen, sondern weit in die Zukunft
Sie sollten sich vor einer Investition die Frage stellen: Ist eine Lösung, in die ich heute investiere, auch noch dann geeignet, wenn mein Unternehmen in Zukunft beispielsweise doppelt so viele Mitarbeiter oder eventuell auch weitere Standorte hat? Ist vielleicht sogar eine internationale Expansion geplant? Kann die Software im Standard Regelungen im Ausland abbilden oder stehen Sie dann vor der nächsten Investition? Im Idealfall entscheiden Sie sich schon heute für eine Lösung, die all diese Anforderungen abbilden kann und skalierbar ist. Kurz: eine Lösung, die mit den Anforderungen Ihres Unternehmens mitwächst.
5. Vergessen Sie nicht, alle relevanten Stakeholder mit einzubinden
Wenn Sie mit dem Gedanken spielen, eine ganzheitliche Arbeitszeiterfassung in Ihrem Unternehmen zu implementieren, dann sollten alle Unternehmensbereiche in die Planung einbezogen werden. Beispielsweise von der Produktion über die Verwaltung bis hin zum Außendienst, bei dem Mitarbeiter ihre Zeiten idealerweise einfach und schnell über eine App erfassen können. Sind alle Mitarbeiter in einem einheitlichen System hinterlegt, macht das die der Zeiterfassung nachgelagerten Prozesse einfacher, weniger fehleranfällig und effizienter. Haben Sie Standorte im Ausland? Auch diese Mitarbeiter können ganz einfach in einem professionellen Workforce Management System hinterlegt werden. Die Zeiten werden dann natürlich nach landestypischen Gesetzen und Regularien bewertet. Und das vollautomatisiert.
6. Unterschätzen Sie nicht die Komplexität
Nicht erst seit dem EuGH-Urteil sind gesetzliche Rahmenbedingungen ein Thema. Wenn Sie über eine Lösung für Ihr Arbeitszeitmanagement nachdenken, steht die Abbildung von Gesetzen, Tarifen und Betriebsvereinbarungen als ein wichtiger Punkt im Fokus. Kann das System die DSGVO komplett abdecken? Werden Mindestlohnregularien automatisch eingehalten und rechtssicher dokumentiert? Wird auf Ruhezeitverletzungen oder Überschreitung der maximalen Arbeitszeiten automatisch hingewiesen? Solch komplexe Überwachungsmechanismen können von einem manuellen Arbeitszeitmanagement nicht geleistet werden. Der administrative Aufwand steigt ins Unermessliche, die Fehlerhäufigkeit übrigens auch. Setzen Sie daher auf eine Lösung, die im Hintergrund für Sie arbeitet und Ihre Mitarbeiter von Routinetätigkeiten entlastet.
7. Vermeiden Sie Schnellschüsse bei der Partnerwahl
Zu guter Letzt. Sie sollten Ihren zukünftigen Partner genau unter die Lupe nehmen und nicht einfach – und da kommen wir wieder zu Punkt eins – ins Blaue hinein handeln. Wie ist die Beständigkeit Ihres zukünftigen Workforce Management Partners? Seit wann ist das Unternehmen am Markt? Welche Investitionsstärke steckt dahinter? Wie viel wird in die Weiterentwicklung der Produkte gesteckt? Wie sieht es mit der Updatepolitik aus? Wie ist der Kundenservice? Wie qualifiziert die Hotline? Wie viele Mitarbeiter arbeiten in Forschung, Entwicklung und Professional Services? Und vor allem: wie groß ist die Kundenbasis im In- und Ausland? All diese Fragen sollten beachtet werden, wenn Sie eine langfristige und professionelle Zusammenarbeit anstreben.
Das Urteil des EuGH ist weniger lästige Bürokratie als eine echte Chance für Unternehmen, die Personalprozesse auf den Prüfstand zu stellen und langfristig zu optimieren. Mit einer professionellen Lösung entsteht ein enormes Potential für mehr Effizienz und Produktivität. Gleichzeitig können Sie Ihre Mitarbeiter stärker in die zeitwirtschaftlichen Prozesse einbeziehen. Das fördert Eigenverantwortung und Motivation. Ganzheitliches Workforce Management ist mehr als nur reine Zeiterfassung. Es ist eine Investition in die Zukunft. Zum Vorteil von Unternehmen und Mitarbeitern.