Frau Amadu-Goll, was sind die größten Herausforderungen bei der Einsatzplanung in einer Klinik?
Tina Amadu-Goll: Die größte Herausforderung besteht darin, eine Vielzahl von Anforderungen miteinander zu vereinen. Dazu zählt vor allem eine ausreichende Personalverfügbarkeit in den unterschiedlichen Qualifikationsgruppen und Expertise-Graden sicherzustellen, aber auch die Patientenauslastung und die wechselnden Versorgungsgrade/-bedarfe der Patienten Monate im Voraus zu planen. Darüber hinaus ist für die Mitarbeitenden Stabilität und Verbindlichkeit hinsichtlich der Dienstplanung notwendig. Ein Personalplaner muss zudem stets im Hinterkopf behalten, dass er die betriebswirtschaftlichen Interessen in der Planung und Vorhaltung optimiert. Sie sehen, die Personalplanung ist komplexer als zunächst vielleicht vermutet, denn es geht darum, langfristig den Einsatz der Mitarbeitenden bestmöglich zu prognostizieren und zu steuern.
Was macht eine gute Personalbedarfsprognose aus?
Eine gute Bedarfsprognose überzeugt durch Stabilität, stellt die Zufriedenheit der Mitarbeitenden sicher und sie ist berechenbar. Zudem hilft sie vor allem neue Führungskräfte, ihren Bereich und seine Besonderheiten für die Personalplanung schneller zu begreifen und unterstützend auszuwerten sowie effizient und entscheidungsunterstützend zu planen.
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Welche Auswirkungen hatte die Challenge aus dem vergangenen Jahr – digitale Abbildung PPR 2.0 und TV-E – auf Ihren Planungsprozess?
Diese Challenge hat den Mitarbeitenden der Basis und der mittleren Führungsebene Potenziale aufgezeigt und sie begeistert. Bislang hatten wir allerdings noch keine Möglichkeit, in die Rollout-Phase zu gehen. Diese wird von uns jedoch sehnlichst erwartet.
Was versprechen Sie sich von der Integration von KI in die Personalbedarfsprognose?
Wir erwarten durch den Einsatz von KI eine deutliche Unterstützung der Führungskräfte in der perspektivischen Personalplanung. Das bedeutet ein transparentes Erkennen von Mustern – abteilungsübergreifend. Ziel ist eine vereinfachte und optimierte Vorausplanung mit mehr Objektivität und in der Folge eine Minimierung von Überlastungssituationen für unsere Mitarbeitenden. Eine erfolgreiche Planung erzielt natürlich auch eine Erhöhung der Patientensicherheit.
Wir erwarten durch den Einsatz von KI eine deutliche Unterstützung der Führungskräfte in der perspektivischen Personalplanung.
Aus welchem Grund haben Sie sich für die Stationen HNO und MKG als Test- Stationen ausgesprochen?
Wir wollten auf mehreren Stationen testen. Es handelt sich dabei um Stationen, die – das war uns wichtig – sowohl chirurgisch, internistisch wie auch onkologisch geprägt sind und zusätzlich Notfallaufnahmen regelhaft übernehmen. Auf diesen Stationen haben wir motivierte, multikulturelle Mitarbeitende, welche PPR-geschult sind. Zudem gibt es ist eine gute Mischung aus neueren und erfahrenen Führungskräften, auch das war uns für unser Pilotprojekt auch wichtig.
Was muss die neue Lösung leisten, damit sie in Ihren Augen ein Erfolg ist?
Das Ergebnis muss für uns nachvollziehbar sein, uns Unterstützung bieten und eine deutliche Arbeitserleichterung bringen. Ziel ist eine höhere Stabilität der kurz-, mittel- und langfristigen Dienstplanung für die Mitarbeitenden. Darüber hinaus erwarten wir eine interdisziplinär übergreifende Patientensteuerung über alle Behandlungseinheiten hinweg und langfristig eine optimierte Auslastungssteuerung.
Was wird sich in der täglichen Arbeit eines Planers/einer Planerin durch den Einsatz von KI konkret verbessern?
Im Idealfall vermindert sich der Arbeitsaufwand für die Dienstplanerstellung sowie die Suche und Nachbesetzung von Schichten deutlich. Ein weiterer Vorteil ist, dass die KI eine subjektiv beeinflusste Dienstplanung verhindert und Objektivität über allem steht. Die Wunschvorstellung ist, dass KI und Planer eine erfolgreiche neue Einheit bilden.
Ihr CFO, Dr. Christian Elsner, sprach davon, dass das beste Team ein Team aus Mensch und Maschine sei. In welchen Bereichen kann ein KI-basiertes System die menschliche Planungskraft nicht ersetzen oder gar übertreffen?
Oft benötigt man in der Pflege und der Personaleinsatzplanung menschliche Soft Skills, wie z.B. Empathie, über die eine KI in heutigen Anwendungen nicht verfügt. Inwieweit eine KI bei übergreifenden, komplexen Personalplanungen außerhalb des trainierten Clusters nützliche Ergebnisse liefert, bleibt auch noch abzuwarten.
Liebe Frau Amadu-Goll, wir danken Ihnen für das Gespräch.