Personalbedarfsplanung

Personalbedarfsplanung

Unter Personalbedarfsplanung versteht man einen entscheidenden Teil des Workforce Managements und sie ist ein wichtiges Element der Personalwirtschaft. Die Personalbedarfsplanung beschäftigt sich mit folgenden Fragen: Wie viele Mitarbeiter werden benötigt, um bestehende Arbeitsmengen und Unternehmensziele abdecken zu können. Darüber hinaus muss die Frage beantwortet werden, ob die qualitativen Voraussetzungen in der Belegschaft vorhanden sind, um den Personalbedarf zu decken. Die exakte Ermittlung der Personalbedarfe und die quantitative und qualitative Bedarfsplanung sind Grundvoraussetzungen für eine optimale Personalplanung.

Was ist das Ziel der Personalbedarfsplanung? Prinzipiell sollte danach feststehen, wie viele Mitarbeiter ein Unternehmen an welchem Ort, zu welcher Zeit, mit welchen Qualifikationen und zu welchen Kosten einsetzen muss. Um zu diesen Kennzahlen zu gelangen, müssen verschiedene Aspekte der Personalbedarfsplanung betrachtet werden und es braucht eine detaillierte Personalbedarfsermittlung. Diese kann und sollte sich aus verschiedenen Parametern zusammensetzen, um den gewünschten Detailgrad zu erhalten. Welche Schritte sind dabei zu berücksichtigen? Folgende Methoden der Personalbedarfsermittlung sollten beachtet werden: 

• Quantitativ: Wie viele Mitarbeiter werden benötigt?
• Qualitativ: Welche Qualifikationen müssen die Mitarbeiter mitbringen?
• Zeitlich: Von wann bis wann muss geplant werden?
• Örtlich: Wo müssen die Mitarbeiter geplant werden?
• Finanziell: Wie viel Budget steht für die Planung zur Verfügung 

Sind alle Personalbedarfe ermittelt kann mit diesen geplant werden. Generell wird hier zwischen dem Brutto- und dem Nettopersonalbedarf unterschieden werden. Was der Unterschied? Lassen Sie uns beiden Begriffen der Personalplanung einmal auf den Grund gehen:

Was ist der Bruttopersonalbedarf?

Der Bruttopersonalbedarf setzt sich aus verschiedenen Kennzahlen zusammen und beschreibt grundsätzlich die vorhandenen Soll-Bedarfe. Nach erfolgter Personalbedarfsermittlung stehen im Idealfall folgende Kennzahlen fest und diese Fragen können beantwortet werden: 

Wie hoch ist der Einsatzbedarf? 

Oder anders gesagt, wie viele Mitarbeiter benötigt ein Unternehmen, um die anfallende Arbeitsleistung (Aufträge, Kunden, Patienten, Lieferungen usw.) gemäß den Unternehmenszielen im Planungshorizont erfüllen zu können? 

Wie hoch ist der Reservebedarf? 

Unternehmen sollten, um flexibel agieren zu können, stets mit einem Reservebedarf planen, um Fehlzeiten wie Krankheit, Urlaub, Fortbildungen etc. ausgleichen zu können. In der Praxis kann dies beispielsweise in Form von Springerpools umgesetzt werden. 

Wie hoch ist der Zusatzbedarf? 

Ein Zusatzbedarf beschreibt die Anzahl an Mitarbeitern, die aufgrund von saisonalen Schwankungen benötigt werden. Vor allem im Einzelhandel oder in der Produktion führt Saisonalität zu Volatilität im Personalbedarf. Dies kann bereits in der Personalbedarfsermittlung durch entsprechende Kennziffern mit berechnet werden. 

Was ist Nettopersonalbedarf?

Der Nettopersonalbedarf beschäftigt sich mit den noch benötigten Mitarbeitern, nach Abgleich von Bruttopersonalbedarf und bestehendem Mitarbeiterpool. Dabei sind drei Arten wichtig und erwähnenswert:

Neubedarf

Wenn der Bruttopersonalbedarf zukünftig erhöht werden soll, liegt ein Neubedarf vor. 

Ersatzbedarf

Dieser entsteht, wenn es planmäßig oder auch unplanmäßig Veränderungen im Personalbestand gibt, beispielweise durch plötzlich ansteigende Fluktuationen oder wenn eine Stelle durch Pensionierung geplant vakant wird. Es liegt ein Minderbedarf vor.

Freistellungsbedarf

Dieser liegt vor, wenn mehr Personal vorhanden ist, als nach Ermittlung des Bruttopersonalbedarfs benötigt werden. Es liegt ein Personalüberhang vor.

Mit der quantitativen Personalbedarfsplanung und der vorgelagerten Personalbedarfsermittlung legt ein Unternehmen fest, wie viele Mitarbeiter benötigt werden, um die festgelegten Unternehmensziele zu erreichen. Beispielsweise muss ein Einzelhändler festlegen, wie viele Arbeitskräfte mit welchen Arbeitszeitmodellen – Vollzeit, Teilzeit, Aushilfen – benötigt werden, um über einen bestimmten Planungshorizont alle Filialen optimal zu besetzen. 

Beispiel für die Ermittlung des quantitativen Personalbedarfs

Voraussetzung dafür ist, dass der Personalbedarf ermittelt wurde – anhand unternehmensrelevanter Bedarfstreiber. Das können im Beispiel des Einzelhändlers Umsätze, Bongrößen, Bonanzahl oder auch Kundenfrequenzen sein. So kann das Unternehmen für jede Filiale den optimalen Personalbedarf ermitteln – sogar minutengenau. Es können aber auch Parameter wie neue Filialen, Filialerweiterungen oder Filialschließungen in die quantitative Personalbedarfsplanung einfließen. Dadurch wird ersichtlich, ob und wie hoch der Neubedarf ist und welche Maßnahmen getroffen werden müssen. 

Die qualitative Personalbedarfsplanung beschäftigt sich nicht mit der Menge der benötigten Arbeitskräfte, sondern mit der Anzahl an benötigen Qualifikationen, die diese Arbeitskräfte für die zu besetzenden Stellen, Arbeitsplätze etc. mitbringen sollte. Aus diesem Grund hat die qualitative Personalbedarfsplanung einen hohen strategischen Wert. Wird früh genug ermittelt, welche Qualifikationen in welcher Höhe vorhanden sein müssen, kann mit Neueinstellungen oder Weiterbildungen reagiert werden. Zudem lässt sich so auch der qualitative Reservebedarf erhöhen. Das steigert die Möglichkeiten eines flexiblen Mitarbeitereinsatzes im Unternehmen. 

Beispiel für die Ermittlung des qualitativen Personalbedarfs

Bleiben wir einmal beim Beispiel des Einzelhändlers. In den Filialen müssen Arbeitsplätze mit unterschiedlichsten Qualifikationen besetzt werden. Nicht jeder Mitarbeiter kann auf jeden Arbeitsplatz –  Kasse, Filialschlüssel oder Lagerverwaltung – verplant werden. Anhand der Größe der Filialen und des zu erwartenden Kundenaufkommens kann punktgenau ermittelt werden, wie viele Arbeitsplätze mit welcher Qualifikation ausgestattet sein müssen. Mit dieser Personalbemessung erhält das Unternehmen langfristig eine hohe Transparenz über die Entwicklung der eigenen Personalstruktur und kann frühzeitig Maßnahmen einleiten. Dabei gilt: Je höher der Grad an Querqualifikation, desto höher die Flexibilität in der Personaleinsatzplanung.

Wir lassen unseren Einzelhändler einmal mit einer Formel den Personalbedarf berechnen – für eine Planungsperiode von mehreren Jahren. Diese Formel ist natürlich sehr rudimentär und entspricht nicht der komplexen Realität in vielen Unternehmen. Daraus ergibt sich dann folgendes Bild, anhand dessen geplant werden kann:

Personalbedarf berechnen Formel: Bruttopersonalbedarf – (Personalbestand + Neuzugänge – Abgänge)

Einsatzbedarf: 600 Mitarbeiter

Reservebedarf: 50 Mitarbeiter, da er eine entsprechende Abwesenheitsquote (Fehlzeiten etc.) und einen Pool mit querqualifizierten Mitarbeitern mit einberechnet.

Daraus ergibt sich ein Bruttopersonalbedarf von 650 Mitarbeitern.

Allerdings hat unser Einzelhändler nur 620 Mitarbeiter zur Verfügung, die er auf die benötigten Stellen verplanen kann. 

Zudem muss er in der Personalbedarfsplanung berücksichtigen, dass er 40 Neueinstellungen und 30 Abgänge in einem definierten Planungszeitraum zu verzeichnen hat. 

Die Formel ergibt also:

650-(620+40-30)=Nettopersonalbedarf

650-630=20

Also müssen entweder 20 Mitarbeiter per Personalbeschaffung neu eingestellt werden oder es braucht entsprechende Weiterbildungen, um den Nettopersonalbedarf auszugleichen. In jedem Fall kann er mit diesem Personalbedarf planen.

Personalbedarfsermittlung und Personalbedarfsplanung sind die Basis für eine effiziente und agile Einsatzplanung. Erst dann lässt sich bestimmen, welche Mitarbeiter mit welchen Qualifikationen zu welchen Kosten wo und wann zum Einsatz kommen sollen – pro Tag, pro Stunde oder im Idealfall minutengenau berechnet. Oder auch auf strategische Sicht, wenn es um das Thema der Entwicklung der Personalstruktur und des Personalbestandes geht. Warum es so wichtig ist mit dem Personalbedarf zu planen? Die Vorteile auf einen Blick:

• Längere Reaktionszeiträume
• Optimierung der Personalkosten
• Höherer Service Level
• Steigerung der Produktivität
• Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit

Zusammenfassung

Jeder Personalbedarfsplanung steht eine detaillierte Personalbedarfsermittlung voran, die anhand unternehmensspezifischer Kennzahlen einen Forecast erstellt und den optimalen Personalbedarf ermittelt. Mit einer modernen Software gelingt dies deutlich detaillierter, als wenn Verantwortliche zum Personalbedarf berechnen Excel hernehmen. Was ist der Vorteil, sich den Personalbedarf mit einer Formel berechnen zu lassen? Es bildet die Grundlage für den bedarfsoptimierten Personaleinsatz und die strategische Entwicklung der Personalstruktur. So wird mehr Flexibilität geschaffen und die Produktivität sowie Wettbewerbsfähigkeit gesteigert. 

Quellen: 
Weka.ch | Personalbedarfsplanung
Wikipedia | Personalbedarfsplanung
Personalmanagement.info
Welt der BWL | Personalbedarf

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