Automatisierung im HR: für Effizienz und Wachstum

Der Einfluss von Automatisierung auf Human Resource Management

Die Automatisierung wird die Arbeitsweise von Unternehmen nachhaltig prägen, insbesondere durch die Steigerung von Effizienz und die Senkung von Kosten – beides zentrale Prioritäten für viele Unternehmen. Intelligente Automatisierung erweist sich hierbei als eine bewährte Strategie, um diese Ziele zu erreichen.

Studien zeigen¹, dass Unternehmen, die Automatisierung einsetzen, innerhalb von drei Jahren durchschnittlich 31 % ihrer Kosten einsparen. Unternehmen, die Automatisierung umfassend nutzen und nicht nur testen, berichten sogar von einer durchschnittlichen Kostenreduktion von 32 %.

Jedoch ist Automatisierung nicht nur eine Frage von Effizienzsteigerung und Kostensenkung. Vielmehr transformiert es auch, wie Unternehmen Mitarbeitende managen, binden und entwickeln.

In einer schnelllebigen Arbeitswelt, die von digitalen Veränderungen und technologischem Fortschritt geprägt ist, spielt Automatisierung eine Schlüsselrolle in der Umgestaltung von Human Resources. Früher konzentrierte sich HR hauptsächlich auf die Verwaltung und zwischenmenschliche Interaktionen. Mittlerweile nutzt es Automatisierung, um Prozesse zu optimieren und strategische Planungen vorzunehmen. Automatisierung wird zu einem unverzichtbaren Werkzeug, indem sie Routinetätigkeiten vereinfacht, das Engagement der Mitarbeitenden stärkt und fundierte, datengestützte Entscheidungen ermöglicht – und damit den Herausforderungen der modernen Arbeitswelt erfolgreich begegnet.

Automatisierung mit ATOSS: HR-Abläufe optimieren

ATOSS hat sich als führender Anbieter von HR-Automatisierung etabliert und bietet leistungsstarke Lösungen zur Vereinfachung von HR-Abläufen, Verbesserung der Employee Experience und zur strategischen Ressourcenausrichtung. Wichtige Funktionen der ATOSS-Automatisierung umfassen:

Personalplanung und -einsatz: Optimiert die Ressourcenzuweisung zur Erfüllung organisatorischer Bedürfnisse.
Cloud-basierte Systeme: Ermöglichen nahtlosen Datenzugriff und Zusammenarbeit.
Echtzeitanalysen: Unterstützen proaktive Entscheidungen durch umsetzbare Erkenntnisse.

Mit ATOSS können HR-Profis ihren Fokus von administrativen Belastungen auf strategische Initiativen verlagern.

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Was ist HR-Automatisierung?

HR-Automatisierung umfasst den Einsatz digitaler Tools, Software und fortschrittlicher Technologien wie Künstlicher Intelligenz (KI), um wiederkehrende HR-Aufgaben zu optimieren und auszuführen. Diese Tools steigern die Effizienz, minimieren Fehler und liefern Echtzeitdaten für fundierte Entscheidungen. Zu den wichtigsten automatisierten Prozessen gehören:

Lohn- und Gehaltsabrechnung: Automatisiert Gehaltsabrechnungen und Abzüge.
Recruiting und Bewerberauswahl: Beschleunigt den Einstellungsprozess mit KI-gestützten Tools.
Onboarding: Vereinfacht administrative Aufgaben und integriert neue Mitarbeitende nahtlos.
Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement: Verfolgt Anfragen und Salden präzise.
Leistungs- und Bewertungsmanagement: Überwacht den Fortschritt der Mitarbeitenden mithilfe von Dashboards und Analysen.

Integrierte Plattformen wie Human Resource Management Systeme (HRMS) und Talent Management-Lösungen bieten eine einheitliche Oberfläche zur Ausführung dieser Aufgaben und zur Ausrichtung an Unternehmenszielen.

Vorteile der Automatisierung für HR

Zeit- und Effizienzgewinne: Manuelle Aufgaben wie Dateneingabe und Bewerberverwaltung sind zeitaufwendig und fehleranfällig. Die Automatisierung dieser Prozesse ermöglicht es HR-Fachleuten, sich auf Talententwicklung und Mitarbeiterbindung zu konzentrieren.
Fehlerreduktion: Automatisierung minimiert Ungenauigkeiten bei sensiblen Aufgaben wie Gehaltsabrechnung und Sozialleistungen, sorgt für die Einhaltung von Compliance und reduziert rechtliche Risiken.
Verbesserte Employee Experience: Self-Service-Tools ermöglichen Mitarbeitenden die Verwaltung ihrer Daten, das Einreichen von Urlaubsanträgen und den Zugriff auf Gehaltsabrechnungen – was Autonomie und Zufriedenheit fördert.
Datenbasierte Entscheidungsfindung: Automatisierte Systeme liefern Echtzeit-Einblicke in Einstellungs-Trends, Leistungskennzahlen und Stimmungsbild. Strategien können darauf aufbauen.

Wichtige Anwendungsbereiche der HR-Automatisierung

1. Recruiting und Talentgewinnung

Herausforderung: Das Sichten großer Mengen von Lebensläufen ist zeitaufwendig und fehleranfällig.
Lösung: KI-gestützte Tools filtern Bewerbungen anhand vordefinierter Kriterien und sorgen für hochwertige Einstellungen bei verkürzter Zeitspanne.

2. Onboarding

Herausforderung: Onboarding kann besonders in hybriden oder Remote-Umgebungen inkonsistent sein.
Lösung: Automatisierte Onboarding-Systeme vereinfachen administrative Aufgaben, bieten Schulungsmodule und fördern die kulturelle Integration.

3. Leistungsmanagement

Herausforderung: Traditionelle Jahresbewertungen bieten keine unmittelbaren und umsetzbaren Rückmeldungen.
Lösung: Tools zur Echtzeit-Leistungsüberwachung ermöglichen kontinuierliches Feedback, Zielabstimmung und gezielte Entwicklungspläne.

End-to-End-Automatisierung löst Fragmentierung

Unterbrochene Prozesse beeinträchtigen oft die Effizienz und führen dazu, dass Unternehmen mit Silos und inkonsistenten Arbeitsabläufen kämpfen. Die End-to-End-Automatisierung bietet eine strategische Lösung für dieses Problem. Im Gegensatz zur aufgabenspezifischen Automatisierung, die nur einzelne Aktivitäten optimiert, betrachtet die End-to-End-Automatisierung den gesamten Arbeitsablauf entlang der Wertschöpfungskette. Durch den Einsatz verschiedener Technologien wie Robotic Process Automation (RPA), Künstliche Intelligenz (KI) und Process Mining können Unternehmen unterschiedliche Prozesse nahtlos integrieren und so effiziente, zusammenhängende Systeme schaffen.

Dieser Ansatz erfordert einen Wechsel von einer reaktiven Prozessverbesserung hin zu einer proaktiven Neugestaltung der Arbeitsabläufe. Ziel ist es, Silos zu überwinden, Redundanzen abzubauen und die Prozesse zu optimieren, um umfassende Ergebnisse zu erzielen. Unternehmen, die End-to-End-Automatisierung umsetzen, berichten von Vorteilen wie einer höheren betrieblichen Effizienz, einem verbesserten Kundenerlebnis und einer besseren Skalierbarkeit ihrer Automatisierungsinitiativen.

Um erfolgreich zu sein, müssen Unternehmen bereichsübergreifende Teams koordinieren, fortschrittliche Analysetools nutzen und ein starkes Governance-Modell etablieren. Indem sie Automatisierung nicht nur als Sammlung von Tools, sondern als strategischen Hebel betrachten, können Unternehmen das volle Potenzial der digitalen Transformation ausschöpfen und die Fragmentierung überwinden, die häufig den Fortschritt bremst.

Die wichtigsten Erkenntnisse:

Umfassende Integration: End-to-End-Automatisierung verbindet isolierte Prozesse und sorgt für reibungslose und einheitliche Arbeitsabläufe.
Erhöhte Effizienz: Durch die Beseitigung von Redundanzen und die Standardisierung von Abläufen können Unternehmen schnellere und zuverlässigere Ergebnisse erzielen.
Strategische Ausrichtung: Fördert die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und richtet Automatisierungsziele an den übergeordneten Unternehmenszielen aus.
Skalierbarkeit: Unterstützt die Erweiterung von Automatisierungsprogrammen, sodass Unternehmen komplexere Herausforderungen mit Zuversicht angehen können.²

Herausforderungen bei der HR-Automatisierung

Die Einführung von HR-Automatisierung bringt zwar zahlreiche Vorteile. Sie ist aber auch mit unterschiedlichen Herausforderungen verbunden, die eine reibungslose Umsetzung erschweren können. Von Bedenken bezüglich Veränderungen bis hin zu technischen Schwierigkeiten müssen Unternehmen diese Hürden gezielt angehen, um das volle Potenzial der Automatisierung zu entfalten. Jede dieser Herausforderungen bietet die Chance, Prozesse zu optimieren, Vertrauen aufzubauen und eine solide Grundlage für die technologische Integration zu schaffen.

Widerstand gegen Veränderungen: Mitarbeitende und Führungskräfte könnten neue Technologien skeptisch sehen.
Lösung: Klare Kommunikation der Vorteile und umfassende Schulungen anbieten, um Vertrauen aufzubauen und den Nutzen der Automatisierung zu verdeutlichen.
Hohe Anfangskosten: Software, Schulungen und Integration können teuer sein.
Lösung: Eine schrittweise Implementierung planen, um die Kosten über einen längeren Zeitraum zu verteilen und die Investition schrittweise zu rechtfertigen.
Komplexität bei der Integration: Neue Tools mit alten Systemen zu verbinden, erfordert Planung.
Lösung: Mit Anbietern arbeiten, die maßgeschneiderte Lösungen und robusten Support bieten. Das gewährleistet eine reibungslose Intergration.
Datenschutz und Compliance: Der Umgang mit sensiblen Mitarbeiterdaten bringt zusätzliche Verantwortung mit sich.
Lösung: Datenschutzvorgaben wie die DSGVO einhalten und moderne Sicherheitsmaßnahmen implementieren. Das gewährleistet sowohl Datenschutz als auch Compliance.

Weitere Themen

Wie Automatisierung die Employee Experience verbessert

Automatisierung optimiert nicht nur Prozesse, sondern verändert auch die Erfahrungen, die Mitarbeitende machen. Zu den wichtigsten Innovationen gehören:

Self-Service-Portale: Ermöglichen es den Mitarbeitenden, Daten abzurufen, Urlaub zu beantragen und Aufgaben eigenständig zu verwalten.
Personalisierte Lern- und Entwicklungsprogramme: Adaptive Plattformen bieten maßgeschneiderte Schulungswege.
Automatisierte Feedback-Systeme: Regelmäßige Umfragen erfassen und analysieren die Stimmung der Mitarbeitenden, was zu einer engagierteren Belegschaft führt.

Lösungen wie ATOSS Self Service stärken die Mitarbeitenden, indem sie es ihnen ermöglichen, HR-bezogene Aufgaben selbstständig zu verwalten und gleichzeitig Flexibilität und Zufriedenheit zu fördern.

Automatisierung als strategischer Treiber

Automatisierung verbessert nicht nur Abläufe, sondern stärkt die Rolle von HR als strategischer Partner im Unternehmenswachstum. Zu den zentralen Einsatzbereichen gehören:

Strategische Personaleinsatzplanung: Antizipiert zukünftige Talentbedarfe und stimmt diese auf Unternehmensziele ab.
Führungskräfteentwicklung: Bereitet zukünftige Führungspersönlichkeiten auf komplexe Herausforderungen vor.
Kulturelle Transformation: Setzt datenbasierte Erkenntnisse ein, um Inklusion zu fördern und die Mitarbeiterbindung nachhaltig zu stärken.

Automatisierung stärkt die Rolle des Personalwesens als Treiber von Innovation und Resilienz und befähigt Organisationen, in einem sich ständig wandelnden Umfeld erfolgreich zu bestehen.

Die Zukunft der HR-Automatisierung

Mit fortschreitenden Entwicklungen in den Bereichen KI, maschinelles Lernen und Cloud-Technologien wird die HR-Automatisierung der Zukunft noch mehr Potenzial entfalten. Wichtige Trends, die es zu beobachten gilt, sind:

Predictive Analytics: Diese Technologien ermöglichen es, Fluktuation und zukünftige Talentbedarfe frühzeitig vorherzusagen und so proaktiv zu handeln.
Intelligente Workflows: Sie passen sich dynamisch an Echtzeitdaten an und optimieren so Prozesse kontinuierlich für mehr Effizienz und Flexibilität.
Globale Zugänglichkeit: Cloud-basierte Lösungen ermöglichen nahtlose Abläufe über Ländergrenzen hinweg.
Tools zur Stärkung des Wohlbefindens: Sie unterstützen die mentale Gesundheit und die Work-Life-Balance der Mitarbeitenden.

Fazit für HR-Profis

HR-Professionals stehen heute an einem Wendepunkt, an dem Automatisierung nicht nur für mehr Effizienz sorgt, sondern auch die Rolle von HR in der Förderung des Unternehmenserfolgs neu gestaltet.

Strategisch Planen: Automatisierung nutzen, um HR-Teams von wiederkehrenden Aufgaben zu entlasten und ihnen mehr Raum für strategische Beiträge zu bieten.
Mitarbeitende stärken: Self-Service-Tools und personalisierte Lernangebote einsetzen, um das Engagement und die Eigenverantwortung der Mitarbeitenden zu fördern.
Zukunftsorientiert denken: Trends wie KI und predictive Analytics nutzen, um wettbewerbsfähig zu bleiben und auf zukünftige Anforderungen vorbereitet zu sein.
Technologie mit Menschlichkeit in Einklang bringen: Sicherstellen, dass Technologie menschliche Interaktionen unterstützt und dabei Vertrauen sowie Empathie fördert.

Automatisierung ist nicht nur eine technische Neuerung, sondern ein Werkzeug, das umfassende Verbesserungen im Human Resource Management ermöglicht. Durch die Umsetzung dieser Innovationen können Unternehmen Agilität, Inklusion und nachhaltiges Wachstum fördern.

1. & 2. Deloitte: Automation with intelligence

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