Transforming HR in modern organizations

HR im Wandel der dynamischen Arbeitswelt

Unternehmen stehen in der heutigen dynamischen Arbeitswelt vor Herausforderungen und Chancen zugleich. Hybride Arbeitsmodelle, veränderte Mitarbeitererwartungen und die fortschreitende Digitalisierung beeinflussen die Art zu Arbeiten grundlegend. Um wettbewerbsfähig und zukunftsfähig zu bleiben, müssen Organisationen ihre HR-Strategien neu denken. Der Wandel der HR – eine umfassende Neugestaltung von Prozessen, Systemen und Strategien – wird zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor in dieser neuen Ära.


HR als Treiber operativer Effizienz

Operative Effizienz ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für Unternehmen. Die Entwicklungen im HR-Bereich tragen maßgeblich dazu bei. Die Digitalisierung und Automatisierung von Personalprozessen hilft, ineffiziente Abläufe zu eliminieren, den Service zu verbessern und die Employee Experience zu steigern. HR entwickelt sich dabei von einer reaktiven hin zu einer proaktiven Schlüsselressource, die strategische und operative Veränderungen aktiv vorantreibt.

Digitalisierung und Automatisierung: Verbesserung von HR-Prozessen

Moderne Arbeitsplätze erfordern Effizienz und Agilität, wodurch traditionelle manuelle HR-Prozesse obsolet werden. Die HR-Transformation setzt auf Digitalisierung und Automatisierung, um Präzision, Zugänglichkeit und Effektivität zu maximieren. Zu den wichtigsten Elementen hierbei gehören:

  • Self-Service-Portale: Mitarbeitende können Aufgaben wie das Abrufen von persönlichen Daten, den Aufruf von Gehaltsabrechnungen oder das Beantragen von Urlaub selbstständig erledigen und entlasten somit die Personalabteilung.
  • Automatisierte Workflows: Prozesse wie Onboarding und Gehaltsabrechnung werden vereinfacht, Fehler minimiert und Zeit gespart.
  • Cloud-basierte Systeme: Die Cloud Flexibilität und Skalierbarkeit und ermöglichen Remote-Zugriff sowie Echtzeit-Updates, um den Bedürfnissen dezentraler und hybrider Teams gerecht zu werden.

Die Zusammenführung dieser Komponenten bildet ein effizientes System, das Mitarbeitende stärkt, Erkenntnisse liefert und Kosten reduziert.

Standardisierung und Zentralisierung: Schaffung von HR-Standards

Unklare Regeln und unterschiedliche Vorgehensweisen führen oft zu ineffizienten Abläufen und Frust bei Mitarbeitenden. Eine klare Basis ist notwendig, um diese Probleme zu lösen. Standardisierung und Zentralisierung sorgen für mehr Übersicht, reibungslose Abläufe und eine Verbesserung der Effizienz.

  • Standardisierung für Fairness und Konsistenz: Einheitliche Richtlinien unterstützen gerechte Behandlung, schaffen Vertrauen und verringern Risiken in der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
  • Zentralisierung für operative Effizienz: Durch die Zentralisierung von Personalprozessen werden die Entscheidungsfindung vereinfacht, die Personalplanung optimiert und Redundanzen beseitigt. 

Case Study: HR-Transformation bei STIHL

STIHL, ein weltweit führender Hersteller von Elektrowerkzeugen, modernisierte seine HR-Prozesse, um die operative Effizienz zu steigern und sich besser an die veränderten Anforderungen der Arbeitswelt anzupassen. Angesichts komplexer Tarifverträge und unterschiedlicher Schichtmodelle an mehreren Standorten wurde gemeinsam mit ATOSS an einer umfassenden digitalen Lösung für das Workforce Management gearbeitet.

Ergebnisse:

  • Steigerung der Effizienz: Durch die Digitalisierung und Automatisierung der Zeitwirtschaft und Einsatzplanung kann STIHL interne HR-Abläufe optimieren, administrative Belastungen reduzieren und Fehler minimieren.
  • Verbesserte Employee Experience: Mit Self-Service-Portalen erhalten Mitarbeitende nicht nur mehr Transparenz und Kontrolle über ihre Arbeitszeiten und persönlichen Daten, sondern auch eine größere Unabhängigkeit, was wiederum das Engagement und die Zufriedenheit steigert.
  • Operative Effizienz: Die Standardisierung der HR-Prozesse über alle Standorte hinweg stellt die Einhaltung komplexer Vereinbarungen sicher und optimiert die Ressourcenzuteilung. STIHL sichert damit hohe Produktionsanforderungen.

Im Rahmen dieser Transformation wurden nicht nur veraltete HR-Funktionen modernisiert. Vielmehr ebnete STIHL den Weg für mehr Innovation und betriebliche Effizienz in einer sich kontinuierlich verändernden Branche.

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Von der verwaltenden zur strategischen HR

HR war lange Zeit vor allem für administrative Aufgaben zuständig. Heute verändert sich ihre Rolle: Sie wird zu einer strategischen Funktion, die Wachstum und Erfolg des Unternehmens aktiv vorantreiben muss. Vorausschauende Personalplanung und strategische Mitarbeiterentwicklung sind zentrale Aufgaben.

  • Personalplanung für die Zukunft: Prognose des Talentbedarfs, Ausrichtung des Recruitings an den Unternehmenszielen und Stärkung des Talentpools, um die Organisation auf Marktentwicklungen vorzubereiten.
  • Mitarbeiterentwicklung für Resilienz: Entwicklung individueller Lernpfade und kontinuierliche Weiterbildung, um eine agile und kompetente Belegschaft zu fördern.


Der Schlüssel zur nachhaltigen Wertschöpfung

Das wirkliche Potential einer gelungenen Neugestaltung der Human Resources liegt nicht nur in der Verbesserung der operativen Effizienz, sondern vor allem in der Fähigkeit, echten Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen. Indem HR-Abteilungen die Unternehmensziele klar in den Fokus stellen, werden sie zu strategischen Partnern, die Engagement fördern, Talente entwickeln und eine resiliente Unternehmenskultur etablieren.

  • Talent Management und Nachfolgeplanung: Sicherstellen, dass die richtigen Personen in den passenden Rollen arbeiten und Führungskräfte gezielt auf zukünftige Herausforderungen vorbereitet werden.
  • Mitarbeiterengagement und -bindung: Strategien, die individuelle Entwicklungspläne und Anerkennungsprogramme fördern, reduzieren die Fluktuation und steigern die Innovationskraft.
  • Moderne Leistungsmanagement-Systeme: Fokus auf kontinuierliches Feedback, klare Zielvereinbarungen und Echtzeit-Kommunikation, um Verantwortung zu stärken und das Potenzial der Mitarbeitenden zu entfalten.
  • Vielfalt, Gerechtigkeit und Integration (Diversity, equity, and inclusion — DEI): Integriert DEI in die Organisationskultur und fördert Innovation und Fairness durch integrative Einstellungspraktiken und Gleichstellungsaudits.

Die fünf Säulen einer erfolgreichen HR-Neugestaltung

Finanzieller Druck, hybride Arbeitsmodelle und schnell wechselnde Mitarbeitererwartungen haben die Bedeutung vorausschauender und strategischer Planung im HR-Bereich in den Mittelpunkt gestellt. Dies erfordert jedoch nicht unbedingt eine vollständige Umgestaltung von Prozessen, sondern vielmehr eine gezielte Weiterentwicklung aller HR-Funktionen, um Menschen, Strategie, Prozesse und Technologie effektiv mit den Unternehmenszielen in Einklang zu bringen.

Das Gartner®-Framework für erfolgreiche HR-Transformation hebt vier wesentliche Komponenten für bedeutungsvolle Veränderungen hervor. Eine fünfte Säule, die kontinuierliche Verbesserung, sichert langfristige Relevanz und Wirkung in einem sich ständig wandelnden Umfeld.

1. HR-Führung

Die Basis einer gelungenen HR-Transformation bildet eine starke Führung. HR-Führungskräfte spielen eine entscheidende Rolle bei der Veränderung, indem sie:

  • Die Veränderungen vorantreiben: Initiativen aus dem Personalbereich fördern und die Unterstützung der Geschäftsführung einholen, um sicherzustellen, dass diese mit den übergeordneten strategischen Zielen übereinstimmen.
  • Eine menschenzentrierte Kultur fördern: Das Engagement, das Wohlbefinden und die Entwicklung der Mitarbeitenden priorisieren, um eine motivierte und resiliente Belegschaft zu schaffen.
  • Veränderungen gestalten: Die Organisation durch Übergänge begleiten, Widerstände überwinden und eine kontinuierliche Dynamik aufrechterhalten.

Gute Führung verankert die Verbindung zwischen den Bedürfnissen der Mitarbeitenden und der Vision der Organisation und sorgt dafür, dass Veränderungsprozesse auf allen Ebenen Wirkung zeigen. 

2. Operative HR-Modelle

Agile und anpassungsfähige Abläufe im Personalbereich sind entscheidend für die 
Bereitstellung effektiver HR-Dienstleistungen. Wichtige Merkmale in diesem Kontext sind:

  • Flexibilität und Skalierbarkeit: Anpassung an das Wachstum der Organisation, die Dynamik der Belegschaft sowie Marktveränderungen.
  • Klare Rollendefinition: Förderung von Verantwortung und Transparenz innerhalb HR-Teams, um Redundanzen zu minimieren und Abläufe zu optimieren.
  • Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit: Integration von HR mit anderen Geschäftsbereichen, mit Blick auf die Unternehmensausrichtung und -strategie.

Gut geplante Abläufe stellen sicher, dass HR als strategischer Partner agiert, der sowohl Herausforderungen erfolgreich bewältigt als auch Chancen aktiv ergreift.

3. HR-Kompetenzen

Ein erfolgreicher Transformationsprozess im Personalwesen ist von den Fähigkeiten und der Expertise der Personalfachkräfte abhängig. Die gezielte Stärkung dieser Kompetenzen gewährleistet, dass HR-Teams in der Lage sind, Prozesse erfolgreich zu gestalten und nachhaltig voranzutreiben. Schwerpunkte liegen dabei auf folgenden Bereichen:

  • Strategisches Denken: Die Ausrichtung von HR-Initiativen auf die langfristigen Ziele der Organisation, um messbaren Mehrwert zu schaffen.
  • Datenanalyse-Kompetenz: Die Nutzung von Personaldaten zur Identifizierung von Trends, zur Vorhersage von Herausforderungen und zur fundierten Entscheidungsfindung.
  • Technologische Kompetenz: Der Einsatz moderner HR-Software und Plattformen zur Optimierung der Effizienz und Verbesserung der Mitarbeitererfahrung.
  • Change-Management-Fähigkeiten: Die Führung von Teams durch Veränderungsprozesse mit Empathie, Klarheit und Vertrauen, um reibungslose Übergänge zu gewährleisten.

Förderung und Ausbau der richtigen Kompetenzen machen HR zu einem aktiven Gestalter des Unternehmenserfolgs.

4. HR-Technologien

Technologie ist das Fundament nachhaltiger Veränderungen und ermöglicht Digitalisierung, Automatisierung sowie datengestützte Entscheidungsfindung. Wichtige Funktionen hierbei sind:

  • Automatisierung: Optimierung wiederkehrender Aufgaben wie Gehaltsabrechnung und Leistungsmanagement, um die Effizienz zu steigern und Fehler zu minimieren.
  • Integration: Vernetzung von HR-Systemen mit anderen Unternehmensplattformen, um einen reibungslosen Datenaustausch und eine bessere Zusammenarbeit zu ermöglichen.
  • Erweiterte Analytik: Nutzung prädiktiver Datenanalysen, um den Personalbedarf vorherzusagen und proaktive Anpassungen vorzunehmen.
  • Mobile und Cloud-Lösungen: Bereitstellung von Flexibilität und Zugang für eine dezentrale und hybride Belegschaft.

Die Einführung der richtigen Technologien verbessert sowohl die Employee Experience als auch die allgemeine Effektivität.

5. Kontinuierliche Verbesserung

Kontinuierliche Verbesserung wird in Zukunft einen großen Einfluss darauf haben, dass Transformationsprozesse im HR-Bereich nachhaltig, agil und wirkungsvoll sind. Hier gilt es, sich nicht nur auf einzelne Initiativen zu konzentrieren, sondern Fähigkeit zur Anpassung und Weiterentwicklung tief in die Unternehmenskultur zu integrieren. Nur so können HR-Teams in der Lage sein, sich kontinuierlich an Marktanforderungen und Mitarbeitererwartungen anzupassen. Verbesserungen in folgenden Bereichen sind heutzutage unerlässlich:

  • Anpassung an sich ändernde Mitarbeiterbedürfnisse: Schnelle Reaktion auf Veränderungen der Mitarbeiterbedürfnisse, wie Entwicklung flexibler Arbeitsmodelle oder Unterstützung im Bereich der mentalen Gesundheit.
  • Nutzung technologischer Innovationen: Immer auf dem neuesten Stand bleiben und das Potenzial neuer HR-Technologien voll ausschöpfen.
  • Wahrung eines Wettbewerbsvorteils: Ständige Optimierung von HR-Prozessen, um Branchenentwicklungen voraus zu sein und Top-Talente zu gewinnen. 

Durch die Integration kontinuierlicher Verbesserung als fünfte Säule wird das HR-Transformationsmodell zu einem robusten Ansatz für langfristigen Erfolg. Zusammen bilden diese Säulen — HR-Führung, operative Modelle, Kompetenzen, Technologien und kontinuierliche Verbesserung — einen flexiblen Rahmen, der HR als strategischen Partner für die Förderung organisatorischer Exzellenz etabliert.

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