Workforce 4.0 – eine neue Dimension der Flexibilität

Unternehmen müssen heute in der Lage sein, komplexe Prozesse und Strukturen flexibel und effektiv zu managen. Nur so können sie langfristig im Wettbewerb bestehen.

Andreas F.J. Obereder | CEO und Gründer, ATOSS

Können Sie Beispiele nennen?

Nehmen Sie GlobalFoundries, einen der weltweiten Key Player im hart umkämpften Halbleitermarkt mit der hochmodernen Fab 1 in Dresden. Das Unternehmen muss als Auftragsfertiger schnell und kostenoptimiert auf Markt- und Kundenanforderungen reagieren und managt dazu sein komplexes Schichtsystem mit unserer Enterprise Lösung. Auch unser Kunde ThyssenKrupp Rasselstein setzt konsequent auf eine nachfragespezifische Produktion. Das erfordert eine agile Organisation und einen flexiblen, wirtschaftlichen Personaleinsatz. Und da kommen wir ins Spiel. Eindrucksvoll zeigt übrigens auch das Beispiel der Automobilindustrie, wie man sich mit einem Baukasten von Flexibilisierungswerkzeugen einen enormen Handlungsspielraum für gute und schlechte Zeiten schaffen kann.

Sozusagen die Flexibilisierung der Flexibilisierung?

Es geht nicht nur um Arbeitszeiten. Das wäre zu kurz gedacht. Man wird in der Zukunft die Menschen noch viel ganzheitlicher in der Planung berücksichtigen und durchgängig in die Kette der Leistungserbringung einbeziehen müssen. Es gilt, den Personaleinsatz konsequent am Bedarf des Unternehmens auszurichten. Und da gibt es noch viel zu tun – nicht nur in der Fertigungsindustrie.

Das Tempo in der Wirtschaft nimmt generell immer mehr zu. Ist Workforce Management dabei nicht ein Nebenthema?

Die Digitalisierung verändert Gesellschaft und Wirtschaft fundamental. Neue Geschäftsmodelle und Wachstumschancen entstehen. Heute ist keine Branche mehr davor sicher, grundlegend auf den Kopf gestellt oder überflüssig gemacht zu werden. Beispiele wie Uber oder Airbnb machen deutlich, dass kein Sektor davor gefeit ist, in Frage gestellt zu werden. Helden von gestern wie Nokia führen uns vor, wie schnell ein Stern verblassen kann. Dagegen hilft nur die grundsätzliche Fähigkeit von Unternehmen, sich schnell anzupassen und mit hochflexiblen Organisationen dagegenzuhalten. Workforce Management, so wie wir es verstehen, ist dabei eine tragende Säule.

Wie sehen Sie den Veränderungsprozess im Handel, einer weiteren Kernbranche Ihres Unternehmens? Das Internet schafft eine massive Wettbewerbssituation.

Ja, die Technologie und das damit verbundene Innovationstempo hat auch im Handel zu einem massiven Wandel geführt. Online oder stationär? Letztlich entscheiden die Verbraucher und die differenzieren nicht mehr nach Kanälen, sondern nutzen nach Lust und Laune unterschiedliche Plattformen oder auch mehrere Wege zu einem Händler. Darauf musste und muss sich die Branche einstellen. Viele unserer Kunden wie BASLER, Douglas oder HORNBACH setzen auf eine Multi-ChannelStrategie. Breuninger, engelhorn oder Kastner & Öhler, um nur einige Kundenbeispiele zu nennen, schaffen als Differenzierungskriterium besondere Einkaufserlebnisse im exklusiven Ambiente. Wichtig ist es in jedem Fall, passend zum Geschäftsmodell einen optimalen Service Level zu bieten – sei es auf der Fläche oder in der Logistik. Wir unterstützen zahlreiche Handelsunternehmen wie Deerberg Versand, dm-drogerie markt, EDEKA, Gebr. Heinemann, Peter Hahn oder Walz auch im Logistikbereich bei einer kunden- und serviceorientierten Personaldisposition zu wirtschaftlichen Kosten.

Mit einer reinen Kostensicht ist es aber sicher nicht getan?

Richtig. Es geht vielmehr darum, Bedarf und Personalressourcen optimal zu synchronisieren und einen punktgenauen Service auf der Fläche zu bieten. Und das ist immer noch alles andere als selbstverständlich. Bei unseren Projekten erleben wir häufig, dass die Einsatzplanung ungenügend ist. Über- und Unterdeckungen von bis zu 30 Prozent und das gleich an mehreren Wochentagen sind selbst bei gut aufgestellten, erfolgreichen Unternehmen keine Seltenheit. Das wirkt sich direkt auf Service Level, Umsatz und Mitarbeiterproduktivität aus. Unsere Projekte zeigen, dass durch bessere Bedarfsprognosen und flexibleren Personaleinsatz im Einzelhandel EBIT-Steigerungen von 5 Prozent und mehr möglich sind.

Handelsunternehmen haben traditionell kleine Margen. Rechnen sich die Kosten für ein Workforce Management Projekt da überhaupt?

In jedem Fall. Wir haben zahlreiche Kunden im höchst preissensitiven Lebensmittelhandel, darunter ALDI Süd, coop, MPREIS sowie zahlreiche Regionalgesellschaften und Vertriebsschienen der EDEKA Gruppe. Allein im EDEKA Verbund werden aktuell mehr als 90.000 Menschen mit unseren Lösungen geplant und gesteuert. Im letzten Jahr hat sich auch Hofer für ATOSS Workforce Management entschieden. Glauben Sie mir, im Handel werden intensive Kosten-/Nutzenbetrachtungen vor einem Kauf durchgeführt! 

Ist das in anderen Branchen ähnlich?

Etwa 100 Potenzialanalysen allein in den letzten zwei Jahren zeigen deutlich, wo heute die Nutzenpotenziale in Handel, Gesundheitswesen, Dienstleistung, Logistik und Produktion zu heben sind. Dabei spielt natürlich auch die Einsatzintensität der Lösung eine Rolle. Aber zur Verdeutlichung der Größenordnung: Bei einem Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitern liegt das durchschnittliche Nutzenpotenzial im siebenstelligen Bereich pro Jahr. Der Return on Investment ist in kürzester Zeit erreicht.

Was genau leisten Ihre Lösungen?

Unsere hochspezialisierten Algorithmen ermöglichen es, den Personalbedarf punktgenau zu prognostizieren und auch für mehrere tausend Mitarbeiter unter Berücksichtigung aller relevanten Kriterien auf Knopfdruck einen bedarfs- und kostenoptimierten Einsatzplan vorzuschlagen. Im Einzelhandel beispielsweise können wir die Besucherfrequenz mit einer Genauigkeit von +/- 2 Prozent prognostizieren. Von einer solchen Planungsqualität sind die meisten Unternehmen heute weit entfernt. 

Aber mit Software allein ist es ja nicht getan ...

Das ist richtig – daher haben wir auch unsere Consulting-Kapazitäten konsequent ausgebaut. Denn das volle Potenzial von Workforce Management entfaltet sich erst in der Kombination von hochintelligenten Software-Lösungen und permanenten Anpassungen in der Aufbau- und Ablauforganisation. Durch die bereichsübergreifende Vereinheitlichung von Prozessen steigen Effizienz, Planungsqualität und Benchmarking-Möglichkeiten im gesamten Unternehmen. Dabei können wir unterstützen. Aufgrund unseres langjährigen, branchenübergreifenden Know-hows erkennen wir sehr schnell Schwachstellen und Optimierungspotenziale bei bestehenden Prozessen. Unternehmen müssen heute in der Lage sein, komplexe Prozesse und Strukturen flexibel und effektiv zu managen. Nur so können sie langfristig im Wettbewerb bestehen.

Im Zusammenhang mit agilen Strukturen wird in Deutschland derzeit auch viel über Demokratie im Unternehmen gesprochen.

Und glücklicherweise im Kontext von Businessrelevanten Auswirkungen und nicht politisch. Der Wunsch nach mehr Beteiligung und Einflussnahme gewinnt in der Tat in Wirtschaft und Gesellschaft an Bedeutung. Die moderne Technologie macht die Möglichkeit zur Mitsprache und zum »liken« auch viel einfacher. Nehmen Sie beispielsweise das Thema Schichtplanung. In vielen Organisationen, z.B. Krankenhäusern, birgt das immer wieder Konfliktstoff. Warum? Weil bei traditionellen Planungsmethoden Ungerechtigkeiten systemimmanent sind und auch Nasenfaktoren immer eine Rolle spielen. Systeme, bei denen die Mitarbeiter ihre Einsatzpläne im Rahmen von Self Services mit organisieren oder unkompliziert Dienste tauschen können, sorgen für mehr Freiraum, Transparenz, Planungsgerechtigkeit und damit Zufriedenheit am Arbeitsplatz.