Zeitwirtschaft
Was ist eine Zeitwirtschaft?
Als Zeitwirtschaft bezeichnet man im Personalwesen die Erfassung, Bewertung und Verwaltung der Zeitdaten der Belegschaft – darunter fallen auch Abwesenheiten und Fehlzeiten. Arbeitnehmer erfassen ihre Arbeitszeiten und diese werden nach entsprechenden Regeln und Vorgaben bewertet. Es wird zwischen zwei Methoden – positiver Zeitwirtschaft und negativer Zeitwirtschaft – unterschieden.
Positive Zeitwirtschaft:
Alle Daten rund um die Arbeitszeit werden erfasst und im System verarbeitet.
Negative Zeitwirtschaft:
Lediglich Abweichungen vom Soll-Plan werden zur Verarbeitung herangezogen, ansonsten geht man von Soll-Zeit gleich Ist-Zeit aus.
Zeiterfassung bezeichnet den alleinigen Prozess des Ein- und Ausstempelns, die Zeitwirtschaft bezeichnet die der Zeiterfassung nachgelagerten Schritte
Ziele und Aufgaben der Zeitwirtschaft im Personalwesen
Das Ziel ist eine gesteigerte Produktivität und höhere Wirtschaftlichkeit bei gleichzeitig reduziertem administrativen Aufwand, beispielsweise bei den Sachbearbeitern der Personalabteilung.
In einer Zeitwirtschafts-Software werden alle Daten der Mitarbeiter verwaltet und aktualisiert – neben persönlichen Informationen auch die vertraglichen festgelegten Arbeitszeiten, individuelle Vereinbarungen usw. Das bildet den Rahmen für die Zeitbewertung, bei der erfasste Zeiten im Abgleich mit den hinterlegten Daten – beispielsweise Arbeitszeitmodelle – in Lohnarten umgewandelt werden. So entsteht eine korrekte Entgeltberechnung und Lohnauszahlung.
Die ermittelten Daten – Soll-Stunden, Ist-Stunden, Zeitsalden, Abwesenheiten – und die so geschaffene Transparenz können wiederrum für die Planung genutzt oder für detaillierte Auswertungen und Reportings rund ums Personal aufbereitet werden – beispielweise um einen Zeitnachweis abzurufen. Ist all dies in einer einheitlichen Software abgedeckt, werden die Ziele einer höheren Produktivität und Wirtschaftlichkeit bei weniger Aufwand erreicht.
Zeitwirtschaft Definition
In der Wirtschaftstheorie oder enzyklopädisch ist der Begriff wie folgt definiert: „Die Zeitwirtschaft umfasst die im Rahmen der Termin- und Kapazitätsplanung durchzuführende Grobterminierung der Fertigungsaufträge mit den Schritten Durchlaufterminierung, Kapazitätsplanung und Kapazitätsabgleich. Der zentrale Begriff der Zeitwirtschaft ist die Durchlaufzeit.“1
Prinzipiell ist es also ein „Teil der Produktionsprozessplanung und Produktionsprozesssteuerung, der die zeitliche Strukturierung des Produktionsprozesses umfasst.“2 Demnach beschreibt die Zeitwirtschaft die zeitliche Strukturierung eines Auftrages, vom Eintreffen bis zum Versenden.
Werden alle Betriebsdaten erfasst, können für jedes Produkt, für jedes Projekt die exakten Durchlaufzeiten (auch vorgangsbezogene Durchlaufzeiten) für eine optimale Terminplanung ermittelt werden. Durchlaufzeit beschreibt hier die Spanne zwischen Eingang von Aufträgen und fertiger Auftragsbearbeitung. Auf dieser Grundlage kann der Prozess rund um die Abarbeitung der Aufträge, Abgleich der Kapazitäten und die entsprechende Schichtplanung optimiert, die Produktivität erhöht und beispielsweise ablaufbedingte Liegezeiten reduziert werden.
Was sind die Vorteile einer Zeitwirtschaft mit Zeiterfassungssoftware?
Wie eine Zeitwirtschaft Personalwesen optimiert, zeigt sich, wenn das Zeitwirtschaftssystem an eine Zeiterfassungssoftware angebunden ist. Das bringt deutliche Vorteile und erleichtert die Arbeit im Alltag. Arbeitnehmer erfassen alle Arbeitszeiten genau dort, wo sie anfallen und die Zeitwirtschaft bewertet sie automatisch. Die Information, jeder Datensatz, steht in Echtzeit zur Verfügung. Die Vorteile im Überblick
Wer profitiert von einer Zeitwirtschaft-Software?
Mitarbeiter bekommen deutlich mehr Transparenz über ihre Arbeitszeiten im Vergleich zur Arbeitszeiterfassung mit Papier und Stift oder Excel. Denn sie erfassen nicht einfach nur ihre Arbeitszeiten über die Software, sondern haben auch Übersicht über Zeitsalden, Überstunden, Fehlzeiten und auch Weiterbildungen. Die Einbindung aller Stakeholder wird mit einer Software deutlich gesteigert.
Auf der anderen Seite profitiert die Personalabteilung. Denn Daten müssen nicht mehr händisch übertragen werden, sondern sind in einem zentralen System hinterlegt bzw. werden aus anderen Systemen automatisch importiert. Der administrative Aufwand sinkt merklich auch mit Blick auf die Zeitbewertung und nachgelagerte Lohnabrechnung oder auch Auswertungen. So bleibt mehr Freiraum für wertschöpfende Tätigkeiten und die Produktivität steigt.
Warum sollten Unternehmen auf eine moderne Zeitwirtschaft setzen?
Gerade in Zeiten, in denen die Abbildung flexibler Arbeitszeitmodelle immer wichtiger wird, sollten Unternehmen auf moderne Lösungen setzen – mit einfacher Bedienung aber größtmöglicher Funktionalität. Einige wichtige Voraussetzungen, die ein Zeitwirtschaftssystem mitbringen sollte, sind:
- Rückrechnungs- und Variantenfähigkeit
- Automatische Warnungen bei Regelverstößen
- Flexible Gestaltungsmöglichkeiten bei Dialogen und Reportings
- Automatische Bewertung der Arbeitszeit nach relevanten Vorgaben
- Abbildung von gesetzlichen Regelungen und Tarifverträgen im Standard
- Lückenlose Datenübergabe an Lohn & Gehalt
- Nahtlose Integration in die vorhandene Systemlandschaft
ATOSS Lösungen bilden diese Anforderungen im Standard ab und können darüber hinaus exakt auf spezielle Bedürfnisse angepasst werden. Ohne aufwändige Zusatzprogrammierung.
1 Enzyklopädie der Wirtschaftsinformatik
2 Gabler Wirtschaftslexikon
Baunetzwissen | Personal- und Zeitwirtschaftssysteme
Refa.de | Zeitmanagement
Wikipedia | Zeitwirtschaft
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