Was versteht man unter Workforce Management (WFM)?

Unter Workforce Management versteht man die ganzheitliche Betrachtung des flexiblen, bedarfsorientierten Personaleinsatzes. Zu den einzelnen Elementen zählen: 

• Personalbedarfsermittlung
• Personalstrukturoptimierung
• Kapazitätsplanung
• Personaleinsatzplanung
• Personalsteuerung
• Zeitwirtschaft

Gehen wir die einzelnen Punkte einmal kurz durch.

Personalbedarfsermittlung

Die Ermittlung der Personalbedarfe geschieht durch die Analyse unternehmensrelevanter Bedarfstreiber. Dies können nachfragebedingte oder saisonale Schwankungen, Umsätze, Auftragseingänge, Patientenzahlen oder zu kommissionierende Waren sein. Anhand von Vergangenheitsdaten wird daraus ein Forecast erstellt, der anhand einer Bedarfsprognose den optimalen Personalbedarf ermittelt. 

Personalstrukturoptimierung

Langfristig lässt sich durch die Analyse der Personalstruktur eine Prognose erstellen, wie viel Personal über einen länger betrachteten Zeitraum benötigt wird. Beispielsweise durch die Expansion eines Unternehmens, durch neue Filialöffnungen usw. Das schafft ein strategisches Workforce Management.

Kapazitätsplanung

Sind die ermittelten Personalbedarfe, das Arbeitsaufkommen, bekannt, werden zu besetzende Arbeitsplätze unter Berücksichtigung von Urlaubs- und Fehlzeitenquoten geplant. Bei der Kapazitätsplanung geht es darum, mittel- und langfristig die Personalkapazität und den Personalbedarf in Einklang zu bringen. So lässt sich frühzeitig erkennen, wann Über- oder Unterdeckungen entstehen und die Planer können frühzeitig reagieren. 

Personaleinsatzplanung

Bei der Personaleinsatzplanung werden Mitarbeiter konkret verplant. Unter Berücksichtigung von Arbeitszeitmodellen, Mitarbeiterwünschen, Fehlzeiten, Urlauben und Qualifikationen. Mit einer modernen Software kann dies auch automatisch auf Knopfdruck geschehen. 

Personalsteuerung

Dieser Teil des Workforce Managements (WFM) beschäftigt sich mit der kurzfristigen Reaktion auf plötzliche Veränderungen im Personalbedarf und ist ein wichtiger Schritt im Planungsprozess. Die hohe Datentransparenz einer modernen Workforce Management Software erlaubt es, auch tagesaktuell auf Volatilität zu reagieren und einen optimalen Personaleinsatz sicherzustellen. Fällt beispielsweise ein Mitarbeiter plötzlich aus, kann der Planer direkt im System nach einem geeigneten Ersatz suchen. 

Arbeitszeitmanagement

Voraussetzung für eine optimierte Planung ist eine hohe Transparenz rund um alle Daten in Bezug auf die Arbeitszeit. In einem modernen Arbeitszeitmanagement (Zeitwirtschaft) sind alle Zeitkonten dank integrierter Arbeitszeiterfassung stets auf dem aktuellen Stand. Ist das Arbeitszeitmanagement in das Workforce Management integriert stehen diese Daten und auch alle Informationen aus dem Abwesenheitsmanagement für die Einsatzplanung in Echtzeit zur Verfügung.

Unternehmen finden sich heutzutage in sehr volatilen Märkten wieder. Starke Schwankungen in der Auftragslage oder im Kundenaufkommen, die stetig fortschreitende Digitalisierung der Arbeitswelt, der Fachkräftemangel und die neuen Anforderungen einer jungen Generation an Arbeitskräften stellen Betriebe aller Größen und Branchen vor große Aufgaben. Diese lassen sich mit starren Arbeitszeiten und festgefahrenen Prozessen kaum bewältigen. Stattdessen braucht es ein hohes Maß an Flexibilität. Dafür ist Workforce Management (WFM) genau das richtige Mittel.

Das Ziel von Workforce Management ist es, vorhandene Personalkapazitäten optimal einzusetzen und jederzeit flexibel auf Bedarfsschwankungen reagieren zu können. Prinzipiell geht es darum, das Arbeitsaufkommen und die Kapazitäten so gut es geht zu synchronisieren. Die Ziele und Vorteile von Workforce Management lassen sich folgendermaßen zusammenfassen: 

• Bedarfsoptimierter Personaleinsatz
• Höchstmögliche Flexibilität rund um die Arbeitszeit
• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit durch attraktive Arbeitszeitgestaltung
• Kosteneinsparung durch punktgenaue Einsatzplanung
• Optimierung der Produktivität und Wirtschaftlichkeit
• Verringerung administrativer Aufgaben auf ein Minimum

Jede Branche hat ihre eigenen Anforderungen und spezielle Faktoren oder Herausforderungen. Dennoch profitieren Unternehmen aller Sektoren von Workforce Management. Wie? Hier ein kurzer Überblick: 

Workforce Management Handel:

Mitarbeiter arbeiten genau dann auf der Verkaufsfläche, wenn der Kunde im Geschäft ist und der Service gebraucht wird.

Workforce Management Call Center:

Es sind genau dann die Mitarbeiter im Einsatz, wenn eine hohe Anzahl an Calls eingeplant ist.

Workforce Management Logistik:

Die Mitarbeiter stehen dann zur Verfügung, wenn eine hohe Anzahl an Paletten kommissioniert oder eine hohe Anzahl Pakete verladen werden muss.

Workforce Management Produktion:

Maschinen, Linien, die ganze Schichtplanung wird so aufgesetzt, sodass die Aufträge punktgenau abgearbeitet werden können. 

Workforce Management Gesundheitswesen:

Dienstplanung anhand von Belegungsquoten und Bettenauslastung. Das stellt eine patientenorientierte Behandlung sicher.

Der Unterschied zwischen Workforce Management und Personaleinsatzplanung liegt in der Betrachtungsweise. Während sich die Personaleinsatzplanung auf das Zuordnen von Mitarbeitern auf bestimmte Schichten, Arbeitsplätze, Maschinen etc. fokussiert, betrachtet man beim Workforce Management einen größeren Planungshorizont und die Abhängigkeiten des Personaleinsatzes von den Bedarfen. 

Zur genauen Einordnung von Personaleinsatzplanung sagt Maik Günther, Professor für Wirtschaftsinformatik an der International University of Applied Sciences: „Es geht darum, in welchem Umfang (quantitative Dimension), zu welcher Zeit (temporale Dimension), an welchem Ort (lokale Dimension) Arbeitskräfte mit gewissen Fähigkeiten (qualitative Dimension) bestimmte Stellen oder Tätigkeiten übernehmen.“¹  

Demgegenüber grenzt Günther die Personaleinsatzplanung folgendermaßen vom Workforce Management ab: „Zwar umfasst WFM in seinem Kern vor allem die Personaleinsatzplanung. Aber auch Personalbedarfsermittlung, Arbeitszeitmodellgestaltung und Arbeitszeitmanagement sind integraler Bestandteil – mit einem besonderen Fokus auf den bedarfsorientierten Personaleinsatz.“²

Ergebnisse erfolgreicher ATOSS Projekte belegen, welcher Nutzen in strategischem Workforce Management liegt. Die Zahlen zeigen: Workforce Management wirkt auf vielen Ebenen.

Zusammenfassend ist Workforce Management ein strategisches Instrument für Unternehmen, das langfristig durch bedarfsoptimierte Personalplanung zu mehr Produktivität, Wettbewerbsfähigkeit und Mitarbeiterzufriedenheit führt. 

Bei Günther heißt es dazu: „Um heute wettbewerbsfähig zu sein, muss das WFM seine Rolle als zentrales Steuerungsinstrument im Unternehmen einnehmen. Nur so gelingt es, die wertvollste Ressource im Unternehmen – den Menschen im Arbeitsprozess – optimal einzusetzen.“³ Denn der flexible und agile Personaleinsatz wird in Zeiten volatiler Märkte, schwankender Auftragslagen und einer sich wandelnden Arbeitswelt immer wichtiger.

Quellen:
1 Maik Günther, Hochflexibles Workforce Management: Herausforderungen und Lösungsverfahren, S.9
2 Günther, S.10
3 Günther, S.11

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